Membuat file presentasi yang menarik secara cepat dan praktis

Oleh: Pdt. Idrus Sasirais

Dunia pendidikan, organisasi dan bisnis amat terkait dengan aktivitas pertukaran informasi dan gagasan serta pendalaman atas suatu kajian. Aktivitas-aktivitas ini kerap menuntut semua pihak yang terlibat memiliki kemampuan untuk menyampaikan informasi dan gagasannya dengan dukungan slide presentasi yang menarik, sementara pada sisi lain, membuat slide presentasi yang menarik pada umumnya membutuhkan keterampilan yang memadai dan waktu yang cukup banyak. Berita baiknya, bagi Anda yang sibuk, hanya punya sedikit waktu, dan tidak terlalu expert dalam hal mendesain slide, aplikasi PowerPoint pada MicrosoftOffice 365 dapat membantu anda keluar dari masalah anda. Dalam artikel ini saya akan memaparkan fitur-fitur dalam aplikasi tersebut sekaligus cara menggunakannya.

• Mendesain slide presentasi secara cepat dengan Design Ideas

Design Ideas adalahide-ide desain PowerPoint yang secara otomatis ditawarkan oleh Microsoft 365 untuk memberikan sentuhan estetika pada slide presentasi Anda. Sebagaimana namanya, Design Ideas memberi Anda ide desain yang siap untuk diterapkan. Anda hanya perlu menambahkan informasi yang relevan pada slide. Cara menggunakan Design Ideas pada PowerPoint amat mudah: Klik Home – Design Ideas – pilih sesuai selera (syarat: device anda terkoneksi dengan internet).Design Ideas ini bisa anda kombinasikan lagi dengan pilihan-pilihan desain dalam tab design di PowerPoint 365 Anda.

• Mempercantik tampilan slide secara gampang dengan SmartArt

SmartArt adalah tools untuk membantu merepresentasikan secara visual informasi dan gagasan-gagasan dalam slide Anda. Anda dapat mengekspresikan informasi dan gagasan Anda secara lebih kuat dengan memilih tata letak yang sesuai dengan pesan yang hendak Anda sampaikan. Tata letak seperti bagan organisasi, diagram Venn dan sebagainya menggambarkan jenis informasi tertentu, sementara lainnya hanya untuk memperindah tampilan pada daftar yang berpoin. Bila dikombinasikan dengan fitur lain seperti tema, SmartArt dapat semakin membantu Anda untuk membuat desain ilustrasi yang berkualitas hanya dengan beberapa klik mouse. Caranya: Klik slide–blok tulisan yang ingin dimodifikasi – klik kanan – klik Convert to SmartArt – Pilih sesuai selera.

• Menambahkan suara/penjelasan Anda pada slide:

Ada kalanya kita perlu menambahkan secara langsung penjelasan kita dalam bentuk suara pada slide presentasi kita agar informasi yang hendak disampaikan tersebut lengkap dan semakin mudah dimengerti oleh penerima pesan kita. Pembelajaran dengan model asynchronous, misalnya, akan sangat terbantu dengan kombinasi delivery seperti ini. Cara menambahkan suara pada slide adalah sebagai berikut:

1. Pilih slide yang ingin anda tambahkan dengan penjelasan audio
2. Klik Insert – Audio – Pilih Record Audio.
3. Klik tombol rekam (bulat berwarna merah) untuk memulai rekaman. Klik kotak warna merah untuk mengakhiri rekaman bila dianggap sudah cukup. Klik Ok.
4. Klik simbol/logo speaker (warna abu-abu) di slide. Hilangkan centang pada tulisan On Mouse – centang After (dengan posisi 00:00,00 – tersedia alternatif pengaturan lain).

• Menyisipkan audio dari komputer ke slide

Alasan atau kegunaan materi pada poin ini sama dengan poin nomor 3, akan tetapi sumber audionya (potongan suara, penjelasan atau musik) sudah tersedia dalam device Anda. Cara memasukannya mirip dengan bagian nomor 3:

1. Pilih slide yang ingin anda tambahkan dengan audio
2. Klik Insert – Audio –Pilih Audio on My PC – Pilih file audio yang ingin disisipkan – ok.
3. Klik simbol/logo speaker (warna abu-abu) di slide. Hilangkan centang pada tulisan On Mouse – centang After (dengan posisi 00:00,00 – tersedia alternatif pengaturan lain).

• Menyisipkan video dari komputer ke slide

Selain suara, ada juga kalanya kita perlu memperkaya slide presentasi kita dengan cuplikan video suatu peristiwa atau penjelasan suatu topik. Caranya:

1. Pilih slide yang ingin anda tambahkan dengan Video
2. Klik Insert – Video –Pilih Video on My PC (bila video yang ingin ditampilkan ada filenya di laptop) – Pilih file Video yang ingin disisipkan – ok.
3. Atau Klik Insert – Video – Pilih Online Video (bila video yang ingin ditampilkan tersimpan di internet, – Pilih file Video yang ingin disisipkan) – ok.
4. Langkah pengaturan kedua pilihan ini sama dengan poin 3 dan 4.

• Menambahkan video dari Youtube lengkap dengan subtittle Bahasa Indonesianya ke dalam slide.

Alternatif sumber video selain yang telah tersimpan dalam device kita adalah mengambil dari internet (terutama Youtube). Hebatnya lagi, banyak video di Youtube sudah dilengkapi dengan subtitle dengan fungsi penerjemahan otomatis. Fungsi ini amat membantu bila kita ingin memperoleh pemahaman atas suatu topik paparan yang disampaikan dalam bahasa yang asing bagi kita. Video ini bisa kita rekam dan masukan dalam presentasi kita lengkap dengan subtitle bahasa Indonesianya (atau bahasa lainnya yang kita inginkan). Caranya:

1. Buka youtube – pilih video yang ingin anda sisipkan dalam slide.
2. Klik subtitle – klik stelan (berlogo roda bergerigi)-pilih subtitle – pilih terjemahkan otomatis (paling bawah) –pilih Indonesia.
3. Klik Pilih slide yang ingin anda tambahkan dengan Video
4. Klik insert – Screen Recording – klik Select Area – drag sesuai besar yang video youtube yang dibuka – sesuaikan posisi dan ukuran – sesuaikan bagian video yang ingin di-capture – klik tombol record – klik tombol stop ketika sudah dirasa cukup.
5. Langkah pengaturan lanjutan sama dengan poin 3 dan 4.

• Menjelaskan secara atraktif dengan Slide Zoom

Kita dapat memperagaan slide PowerPoint kita dengan lancar, dinamis dan terpusat secara mudah dengan bantuan Slide Zoom. Selain memudahkan kita mengontrol slide mana yang ingin kita tampilkan, tayangan slideyang dinamisdengan Slide Zoom ini juga akan membuat penerima pesan kita terhindar dari kebosanan. Cara menggunakan fungsi Slide Zoom adalah:

1. Klik kanan pada ruang antara slide – new slide – klik insert – zoom – Slide Zoom – centang semua file yang ingin diakses via Slide Zoom – klik insert – tata susunannya.

• Menggunakan Smart Lookup untuk memperkaya materi presentasi dengan cepat

Smart Lookup adalah fasilitas untuk mencari dengan cepat makna, penjelasan, atau informasi terhadap kata/frasa yang tidak kita kenali atau suatu peristiwa yang detailnya tidak kita ketahui. Microsoft 365 bekerja dengan cerdas dan cepat untuk membantu kita mencari kata atau frasa tersebut dengan secara langsung menghubungkan kita ke beberapa sumber infomasi daring yang terkait topik tersebut. Caranya:

1. blok atau klik kata kunci (nama tokoh, peristiwa, teori kunci, istilah populer, dll) yang ingin ditelusuri: misalnya Thomas Aquinas, predistinasi, 95 dalil Luther, atau hippie – klik kanan –Klik Smart Lookup.
2. Klik artikel yang relevan, pilih insert link (bila anda ingin penerima pesan anda merujuk langsung ke situs aslinya), atau klik langsung artikel dimaksud – copy yang dibutuhkan – paste-kan dalam slide.

• Memanfaatkan Translator (penerjemah) untuk menerjemahkan kata/kalimat secara cepat

Kita bisa menerjemahkan bahasa asing dalam slide kita atau mengubah bahasa dalam slide kita menjadi bahasa asing secara cepat, misalnya dari Bahasa Inggris/Ibrani/Yunani/Arab dll ke Bahasa Indonesia dan sebaliknya, tanpa perlu menutup slide kita. Caranya:

1. Klik kanan kata/kalimat yang ingin diterjemahkan tsb – klik translate – pada pilihan to, pilih Indonesia.
2. Bila anda ingin langsung mengganti kalimat tersebut dengan terjemahannya, klik insert.

Semoga bermanfaat. Salam sehat. Terima kasih.